تنظيم وادارة الجلسة التدريبية الكشفية

تنظيم وادارة الجلسة التدريبية الكشفية

الهدف العام

مساعدةالمتدربين على تنظيم وادارة الأنشطة التدريبية.

في نهاية الجلسة يكون كل متدرب قادراً على أن

يذكر عناصر تنظيم وادارة الأنشطة التدريبية

يحدد الفرق بين الدورات (غير الموجهة – الموجهة المرنة – الموجهة غير المرنة)

يختار هيئة التدريب المعاونة من ذوي الخبرات.

اختصاصات مدير الدورة التدريبية

قبل الدورة

ـ تحديد الاحتياجات المتوقعة لنوعية معينة من التدريب

ـ تحديد الإطار العام للخبرة التدريبية على ضوء أغراض الجمعية الخاصة بهذا التدريب.

ـ تحديد مركز التدريب الملائم وتنظيم المواعيد والأوقات…

ـ تحديد التكلفة الكلية والإجمالية للدورة…

ـ الإعلان عن االدورة ويتم

النشرات الكشفية

كتب الى المفوضين

كتب الى المسؤولين

عن طريق التشجيع الشخصي

ـ التعرف على المتطلبات الضرورية للجمعية والخاصة بمحتوى الدورة.

ـ اختيار هيئة التدريب الخاصة بالدورة، وتشمل

(المدربون/ المرشدون/ متعهد الإطعام/ أمين المستودع / أمين السر / أمين الصندوق)

ـ الإجتماع بهيئة التدريب المختارة وتحديد الأهداف وتوزيع المسؤوليات…

ـ تحديد الميزانية…

ـ التعرف على احتياجات التدريب الخاصة بالمشاركين عن طريق

استطلاع الرأي

من خلال تقارير المفوض

عن طريق الاستشارة وطلب الرأي

الاجتماع بالمدربين لتحديد الأغراض وتخطيط البرنامج وتحديد الجلسات

ـ الحصول على موافقة سلطات التدريب العليا واخاصة بتفاصيل الدورة المتقدمة

ـ تعديل الدورة اذا تطلب الأمر الحصول على الموافقة

ـ إرسال موجز للمشاركين قبل الدورة يتضمن الآتي

المواعيد العامة للدورة مع موجز البرنامج

القراءة والاطلاع المطلوبّين قبل الدورة بمعنى ( التثقيف الذاتي قبل الدورة ـ مشروعات ماقبل الدورة (المشروعات الشخصية)

– معاونة هيئة الإشراف على الدورة في إعداد الوسائل المعينة للتدريب وهي الوسائل المرئية

الكتيبات والمطبوعات

إعداد الجلسات أو الأحاديث الشخصية

توفير الغذاء والمعدات اللازمة

دعوة الضيوف والمحاضرين

تحديد موقع التدريب

ـ تقسيم المشاركين وتوزيعهم على جماعات المرشدين وإعطائهم خلفية عن مستوى المشاركين

أثناء الدورة

ـ الترحيب بالمشاركين في الدورة وتحديد أهدافها وأغراضها

ـ تعريف المتدربين على قيادة الدورة الأمر الذي يوفرالمناخ الذي يساعد على التعلم.

ـ التنسيق بين هيئة الإشراف والتدريب من خلال الإجتماعات الدورية

ـ قيادة الجلسات الفردية

ـ توقع خطوات سير البرنامج وتعديل المواعيد طبقاً لها

ـ دعم ومساندة هيئة الإشراف والتدريب أو المشاركين إذا اقتضى الأمر

ـتحديد الاحتياجات التدريبية الجديدة وتعديل البرنامج لإشباع هذه الاحتياجات

ـ التأكد من توفر مواد الدعم والموارد المساعدة اللازمة

ـ حل المشاكل والتوفيق بين الخلافات

ـ استقبال واستضافة الضيوف ذوي الشان

ـ الإشراف على عمليات التقويم المستمرة وتعديل البرنامج طبقاً لذلك

ـ تلخيص أعمال الدورة وإلقاء كلمة الختام

ـ التأكيد على ضرورة إقامة الشعائر الدينية

ـ التأكد من نظافة الموقع

بعد الدورة

ـ إصدار شهادات حضور الدورة

ـ متابعة التقويم والتوفيق بين استمارات التقويم الخاصة بالمشاركين

ـ إرسال خطابات شكر لهيئة الإشراف والضيوف

ـ إرسال تقريرلسلطات التدريب عن الدورة

ـ إرسال تقارير عن المشاركين الى قيادات الجمعيات الكشفية في بلادهم

ـ تسجيل التفاصيل في ملفات التدريب/ ـ إعادة المعدات /ـتسوية الحسابات

ـ تسجيل التوصيات ونتائج التقويم حتى يمكن الاستعانة بها في الدورات القادمة.

تكوين ودعم هيئة التدريب

لاتعد هيئة التدريب دائمة، بل يتم تشكيلها خصيصاً لإقامة الدورات التدريبية حيث يتم تغيير بعض أعضائها بما يلائم طبيعة كل دورة مع استمرار بقية الأعضاء.

ومن أجل إقامة دورة تدريبية ناجحة، يجب ان تعمل المجموعات من قادة ومرشدين في اطار من التعاون المشترك ووحدة الهدف تحت اشراف قائد الدورة أي أن تسود بينهم روح الفريق…

ويتم تشكيل هيئة التدريب وتغييرها على مراحل

(1)الإعداد المبدئي

يقوم به قائد الدورة وحده باعتباره قد اختارمن بين قادة التدريب أومساعديهم من ذوي الخبرة لقيادة الدورة، وبالتالي عليه أن يضع أهداف الدورة ويقترح العدد المناسب للمشاركة (عدد المشاركين) والخبرات المطلوب توفرها فيهم ومكان وموعد الدورة.

(2) اختيار هيئة التدريب

يرتبط اختيار هيئة التدريب ارتباطاً وثيقا بطبيعة الدورة والمهارات الفنية والقيادية التي تحتاجها، وعلى قائد الدورة مراعاة التوازن بين المتخصصين الذين يتولون مهام التدريب، وبين المرشدين الذين تكمل مهاراتهم في العمل الميداني مع المتدربين.

تُعقد الدورات للمراحل الكشفية المختلفة، مما يتطلب الاستعانة بالقادة من تلك المراحل. ويبدأ قائد الدورة بالبحث عن قادة التدريب من ذوي الخبرة والكفاءة، ممن سبق له وتعاون معهم إيجابياً، مع الاستعانة في الوقت ذاته بالقادة الجدد، الشباب الذين يمتلكون طاقات تدريبية متميزة. وأن يكون المرشح من ذوي الخبرة، والمهارات الفنية

المتخصصة، وأن يتمتع بعلاقات طيبة وناجحة مع غيره من القادة، والقدرة على العمل بروح الفريق مع قائد الدورة وزملائه، ولابد لقائد الدورة أن يقوم بتشجيعهم على اكتساب المزيد من الخبرة التعليمية والعملية.

تكوين هيئة التدريب

لابد لأعضاء هيئة التدريب من اللقاء قبل انعقاد الدورة للتعارف وتبادل وتوحيد المفاهيم والأهداف مع قائد الدورة بحيث يكونوا فريق واحد. ويستحسن ان يتكرر اللقاء ليتمكن قائد الدورة من التعرف على متطلباتهم وتوفير هذه المتطلباتوفق توزيع نجموعات المشاركين.

ويمكن تلخيص خطوات تكوين هيئة التدريب في

*التعيين تحديد المجموعة القيادية التي ستتعاون مع قائد الدورة.

*التوجيه تعريفهم بالأهداف وبأدوارهم الشخصية ومسؤولية كل منهم.

*الاتصال ويتم بشكل غير رسمي خلال أوقات الراحة أو الطعام لتداول الرأي

مع قائد الدورة أو مع بعضهم.

*الترابط وهو الاتحاد نتيجة تبادل الخبرات من أجل تحقيق العمل.

*التقدم الانطلاق في العمل كفريق واحد.

ادارة هيئة التدريب ودعمها

يجب على قائد الدورة العمل بجد للحفاظ على استمرار هيئة التدريب وتوازنها، ولاسيما علاقة المرشدين مع مجموعة قادة التدريب، حتى يمكن تحقيق أهداف الدورة. ويمكن له الحفاظ على صلة الترابط بين العاملين في مجموعات العمل المختلفة معه من خلال

ـ عقد الاجتماعات الدورية ومتابعة العمل أولاً بأول ومناقشة المعوقات والانجازات.

ـ تلقي التقارير والتقويم من المرشدين.

ـ تشجيع هيئة التدريب على تقديم التقارير وتوثيق أعمالهم.

ـ اتخاذ الاجراءات اللازمة بناء على التقارير والتقويم المرحلي وتعديل البرنامج وفقاً لذلك.

تقويم فريق العمل

عند اقتراب نهاية الدورة ستصبح المجموعات أقل احتياجاً للمرشدين الذين سيقتصر دورهم على المساعدة وسيصبح في قدرة المجموعات المشاركة في تقويم الدورة وسوف يكون المرشد في وضع يمكنه من مساعدة الأفراد على تقويم عملهم بأ نفسهم.

تقويم الأداء الفردي

لابد أن يقوم أعضاء هيئة التدريب بعد انتهاء الدورة، من تقويم أدائهم خلال الدورة، وذلك من خلال تقارير زملائهم عن الدورة ككل. وتقويم المشاركين، ثم تقويمهم هم أنفسهم، ولعملهم ومدى رضاهم عنه وفقاً للاهداف، وعلى قائد الدورة أن يعبر عن تقديره لهم بكتب شكر.

التقارير والسجلات

إن التقريرالذي يتم وضعه في نهاية الدورة هام جداً لكل الأطراف

فالجمعيات الكشفيات، يهمها أن تعرف الموضوعات التي تلقاها مرشحوها ومدى تجاوبهم معها، كما والأفراد المشاركون يهمهم الاحتفاظ بموضوعات الدورة للرجوع اليها عند الحاجة، وكذلك فإن أعضاء هيئة التدريب في حاجة الى دراسة جهدهم ومراجعة انجازهم.

وقائد الدورة في حاجة الى وثيقة تربط بين هذه العناصر جميعها، يقيس على ضوئها مدى توفيقه في اختيار هيئة التدريب.

وهذا التقرير يعده قائد الدورة بنفسه في نهاية الدورة، أي أنه كما بدأ الدورة بشخصه، ينهيها بشخصه. حيث تعتبر مسؤوليات هيئة التدريب جزءاًمن مسؤولياته الشخصية.

العوامل المؤثرة في الأنشطة التدريبية

ـ المدربون ـ المشاركون ـ الموارد المتاحة

ماذا يجب أن نعرف عن المدربين؟

* معلوماتهم وخلفياتهم التدريبية

* خبراتهم السابقة في مجال التدري

* المهارات المتوفرة لديهم

ماذا يجب أن نعرف عن المشاركين؟

*معلوماتهم وخلفياتهم.

*التدريب الذي تلقوه حتى الآن

*توقعاتهم من هذه الدورة

*توقعاتهم من التدريب الجديد الذي سيتلقوه

*المهارات التي اكتسبوها

*اتجاهاتهم نحو التدريب

ماذا يجب أن نعرف عن الموارد المتاحة؟

*مكان انعقاد الدورة

*مدة الدورة

*الموارد البشرية والمادية المتاحة والمطلوبة

أنواع الدورات ( الأنشطة) التدريبية

اولاً الدورة غير الموجهة وهي التي يجتمع فيها المتدربون في اليوم الأول ويحددون احتياجاتهم التدريبية وأهداف الدورة وكيف يتم تحقيق هذه الأهداف.

ميزاتها

تحديد الاحتياجات التدريبية الفعلية للمتدربين والعمل على اشباعها

ويتوقف نجاح هذه الدورة على وجود هيئة تدريب من ذوي الخبرات الغزيرة.

ثانيا الدورة الموجهة المرنة وهي التي يتم تحديد محتوى التدريب فيها عن طريق هيئة تدريب.

ميزاتها

يسمح اسلوب تنفيذها في إشباع احتياجات معينة للمتدربين، ويمكن لهيئة التدريب تعديل محتوى التدريب.

ويتوقف نجاحها على تحديد احتياجات المتدربين وقدرة المتدربين على العمل بنظام المجموعات الصغيرة.

ثالثاً الدورة الموجهة غير المرنة تختلف عن السابقة بحيث لايمكن تعديل محتوى التدريب، وأحياناً نجد أن العمل الجماعي غير ملائم، عندما يكون المتدربون قليلي الخبرة. وفي بعض الأحيان، نجد المدربين يتحفظون على تعديل محتوى التدريب، لعدم القدرة أولعدم كفاية الوقت.

ويتوقف نجاح الدورة على التحديد الصحيح لاحتياجات المتدربين.

العناصر التي يجب مراعاتها عند تنظيم نشاط تدريبي

1- عدد الدارسين أثبتت الخبرة العملية ان العدد الأمثل لأي دراسة يتراوح بين24 و30 دارساً.

2- مدة البرنامج تعتمد اعتماداً كبيراًعلى محتوى البرنامج ومدى تحقيقه

لأهداف وأغراض الدراسة واشباع احتياجات المتدربين.

3- محتوى برنامج الدراسة يرتبط بالأهداف المحددة التي يمكن تحقيقها مع مراعاة طبيعة الدارسين وامكانية توفير هذا المحتوىلخبرات وأنشطة تشجيع احتياجات الدارسين ممايوفرلهم الفرصة للتطبيقات العملية المرتبطة بمجالات الدراسة.

4- مكان الدراسة تتوقف قمة النجاح النهائي أوذروة الفشل غالباً على اختيار المكان المناسب للدراسة، كما ان نقص التجهيزات والامكانيات أووسائل الراحة أوعدم كفاية الطعام من أسباب عدم النجاح.

منها المقاعد غير مريحة، الأدوات والتجهيزات غير مناسبة للمجموعات، نقص في الراحة،الجو (حرارة ، برودة ، رطوبة)، الصخب والضوضاء والحشرات…، عدم القدرة على سماع المتحدثين، عدم القدرة على رؤية الوسائل المعينة، عدم وجود أو كفاية التغذية.

5- الشؤون الإدارية والمالية

على قائد الدراسة ماعاة تلبية احتياجات الدارسين بما يتناسب والميزانية المحددة.مع مراعاة ان يكون رسم الاشتراك متناسباً مع امكانيات الدارسين. اضافة الى اختيار الأكفاء في الشؤون الادارية والمالية مع الأمانة والنزاهة.

هيئة التدريب

يتوقف اختيار هيئة التدريب على محتوى برنامج الدراسة وعدد الدارسين

يتم = = = من القادة المؤهلين( قادة تدريب أو مساعديهم)

يفضل تعيين مرشد خاص لكل مجموعة ليوفرالخبرة للدارسين

يجب على قائد الدراسة تحديد اختصاصات هيئة التدريب وفق احتياجات البرنامج وتحديد مسؤولية العاملين في الشؤون الادارية والمالية.

ان الأهم في اختيار هيئة التدريب ان تكون متألقة وقادرة على العمل بروح الفريق.

د.جوزيف زيتون قائد تدريب